Organizarse con eficacia

No existe un límite entre el trabajo y lo personal cuando se trata de ser más productivos. Y su mente no los trata de forma separada, por lo que un sistema  de productividad tampoco puede hacerlo. El libro "Getting Things Done" de David Allen, trata acerca de crear un sistema simple y efectivo de productividad personal considerando dos principios:

A) Tratar con eficacia los compromisos internos. Si está en su mente, su mente  no está clara. Ponga todo en un sistema de almacenamiento de confianza. La idea es liberar la mente y proporcionarle una plataforma sólida para la acción.

B) Gestión de la acción es el primer desafio. Hay que tener muy claro lo que es el trabajo y los siguientes pasos para llevarlo a cabo. Ser más productivos tiene que ver con la toma de decisiones correcta y hacer las cosas. La gestión de la acción requiere de un manejo de acción horizontal y vertical. La horizontal maneja el entorno actual de las tareas, mientras que la vertical organiza el tiempo y los proyectos más complejos.

Hay diez acciones que ayudan a crear un sistema efectivo de productividad personal:

1. Si su día a día está fuera de control, es casi imposible pensar estratégicamente y planificar de manera efectiva. Es importante conseguir el control de sus tareas diarias antes de trabajar en la planificación de la vida desde un punto de vista amplio.

2. Definir lo que significa "estar hecho". Todo en lo que está trabajando debe tener un punto muy claro de término. Si usted no sabe cuál es ese punto, es muy difícil hacer algún proyecto.

3. El trabajo mental tiene 5 fases distintas: recoger, procesar, organizar, hacer y revisar.

• Recolección es el acto de reunir los insumos: recursos, conocimientos y tareas. Es mucho más fácil si todo está en un mismo lugar antes de empezar.
• Procesamiento es el acto de examinar lo que puede hacer con los recursos a su disposición. Aquí es donde se empieza a separar las cosas de acuerdo a lo que piensa hacer a continuación: tareas, proyectos, planes a futuro.
• Organizar significa tomar los resultados de su procesamiento y ponerlos en un sistema de confianza, para no tener que recordarlo todo.
• Hacer es llevar a cabo las tareas que puede realizar en este momento.
• Revisar es examinar los resultados de su trabajo, su estrategia y la mejora de sus sistemas para obtener mejores resultados.

4. Saque todo de la cabeza. Tratar de hacer un seguimiento de todo lo que se necesita hacer en la mente, es un gran error. Nuestro cerebro está optimizado para una rápida toma de decisiones, no de almacenamiento. La mejor manera de empezar a ser productivo es dedicar unos minutos a poner todo sobre el papel.

5. Proyectos y tareas son dos cosas diferentes. Es muy común confundir las tareas y los proyectos, por lo que uno puede sentirse abrumado rápidamente. Dado que son dos cosas muy diferentes, lo mejor es hacer un seguimiento de ellos por separado.

6. Céntrese en la siguiente acción necesaria para seguir adelante. La clave para el manejo de proyectos no es centrarse en todo lo que tiene que hacer, sino en la acción más próxima que necesite hacer para sacar adelante el proyecto. Sólo céntrese en lo que puede hacer ahora mismo.

7. Use la "regla de dos minutos" para pequeñas tareas. No se preocupe por el seguimiento de las tareas pequeñas, si puede cumplir la tarea en menos de dos minutos hágala ya. El objetivo es hacer las cosas, no registrarlas y llenarse de ellas.

8. Use archivos de "referencia" y "algún día/quiza" para cosas que no requieren acción inmediata. No tiene sentido mantener su información a largo plazo en su sistema de seguimiento de tareas diario. Almacene la información de actividades que no va a llevar a cabo en este momento en archivos que utilizará a futuro.

9. Construya un sistema de confianza que le ayude a dar seguimiento a sus compromisos. Construir un sistema de productividad le ayudará a dejar de lado los detalles innecesarios para que pueda centrarse en la tarea que tiene enfrente. Un sistema de productividad debe incluir: una lista de tareas activas, una lista de proyectos activos, un calendario, una lista "agún día/tal vez", archivos de referencia y un dispositivo de captura.

10. Tiempo para una revisión semanal (no negociable). Considerando que muchas veces tenemos tantas cosas que hacer que es difícil detenernos y examinar si estamos o no consiguiendo los resultados esperados, es muy importante programar un tiempo cada semana para hacer una revisión.

Recuerde que los sistemas más efectivos son por lo general la cosa más simple que puede funcionar.