Juntas que SI debes tener en tu negocio

¿Qué pensarías si te dijera que el éxito de tu negocio podría depender en tener más juntas?. Supongo me dirías que la mayoría de las reuniones que se realizan en una empresa resultan poco productivas y en ellas se genera información que bien podría compartirse en un email.

Me interesa que tengas 25 juntas al año, porque las reuniones de trabajo que te sugiero están directamente relacionadas con tus objetivos anuales.

1 Una reunión anual de planeación

Tu equipo directivo debe reunirse para establecer los objetivos para los próximos 12 meses. Si no tienes un “equipo directivo” formal, debes créarlo incluyendo a quienes desempeñan funciones clave en tu negocio: producción, ventas, marketing, finanzas, etc. Preferentemente el grupo no debe pasar de 7 personas.

Los objetivos que se establezcan en esta reunión deben involucrar metas (medibles, realistas y cuantificables) financieras, como ingresos y ganancias netas que deseas conseguir, del negocio como atraer nuevos clientes, desarrollar nuevos productos y reclutar nuevos empleados. Si no defines estas metas, será difícil que alcances y midas tu éxito.

Llevar a cabo esta reunión puede ser más fácil de lo que imaginas. Empieza haciendo esta pregunta: ¿Cómo queremos que la empresa se vea en un año? Usa esta pregunta para ganar consenso en tus metas financieras y de branding. Después, invita a cada asistente a proponer ideas sobre las estrategias para alcanzarlas.

La mejor fecha para tener esta junta será en los meses de octubre a diciembre, en la cual puedes aprovechar para preparar el presupuesto de ingresos y gastos del siguiente año.

2 Juntas mensuales de metas

La clave para conseguir los objetivos anuales es dividirlos en metas mensuales más pequeñas que puedas alcanzar con éxito.

Reúnete con tu equipo al inicio de cada mes. Inicia la junta con un breve resumen (de no más de 15 minutos) sobre lo que ocurrió el mes anterior. ¿Cuáles fueron los resultados mensuales de la empresa? ¿Alcanzaste las metas, te faltó o las superaste? Si no las lograste, ¿qué se necesita hacer diferente este mes?

Al discutir los resultados del mes anterior, haz que cada empleado clave comparta en cinco minutos un reporte de las metas que se establecieron para ese mes. ¿Cuáles se alcanzaron y cuáles no? ¿Por qué?

Cierra la junta estableciendo las nuevas metas para ese mes. Tómate 15 minutos para discutir cómo las pueden alcanzar de una forma realista. Al final, dale a cada miembro cerca de un minuto para fijar al menos una meta que quiera conseguir personalmente.

Si te mantienes con este horario, asumiendo que hay siete empleados en la reunión, ésta debería durar aproximadamente una hora y 15 minutos.

Es muy importante que se elabore una minuta que incluya la agenda de la reunión, los acuerdos alcanzados, los responsables y fechas compromiso y se comparta con el equipo. Al finalizar la junta, cada miembro debería poder identificar de cinco a siete metas específicas que debe alcanzar ese mes. Haz que publiquen sus metas en una herramienta de colaboración online, intranet o correo electrónico.

3 Evaluación a mediados de mes

La siguiente reunión que debes agendar es la de mitad de mes. En esta junta, cada empleado debe hablar del progreso que ha logrado en sus cinco a siete metas. Es importante que si alguna meta parece que no se alcanzará, juntos ideen una nueva estrategia.

También discute el panorama general de la empresa y si está en camino de alcanzar las metas. Si no es así, haz una lluvia de ideas para regresar al camino correcto. Esta reunión debe durar como máximo una hora.

Muchos dueños de negocios esperan al final del mes para analizar los resultados obtenidos, pero hacerlo de esta manera no te permitirá realizar los ajustes necesarios con la finalidad de cumplir los objetivos. Debes tener tiempo para reaccionar, es por ello, que esta junta te permitirá tener un escenario a tiempo para saber si tu empresa lo está haciendo bien o mal.

A la mayoría de los empleados no le gusta tener juntas porque piensan que son irrelevantes o aburridas y temen la "juntitis", debes convencerlos que es una buena ocasión para ser tomados en cuenta y aportar nuevas ideas. Recuerda que nadie mejor para mejorar el proceso que quien lo hace todos los días. Como resultado te garantizo que se mejorará la moral y el desempeño de los involucrados.

Te invito a que juntos generemos Buenos Negocios, por favor compárteme tus comentarios