Importancia de la contabilidad en las PYMES

Cualquiera que sea el tamaño de su empresa ésta deberá tomar decisiones financieras adecuadas todos los días, para ello es necesario contar con información financiera veraz y oportuna.

Las principales decisiones financieras a analizar se dividen en internas y externas:

Decisiones financieras internas

La primera decisión interna de la empresa es determinar las fuentes de financiamiento necesarias para cubrir su operación diaria. Una fuente de financiamiento son los créditos bancarios, por lo que antes de negociar cualquier contrato es necesario tener un completo análisis de su situación financiera. Si los bancos observan poca o nula seriedad en la información financiera no considerarán evaluar un préstamo.

Una segunda decisión consiste en evaluar la rentabilidad de sus divisiones, regiones, departamentos, vendedores y productos.

Otra decisión es medir el desempeño de costos y gastos con la finalidad de corregir desviaciones con oportunidad.

También es importante evaluar la posibilidad de ampliar nuevos segmentos de mercado en otros estados o incluso otros países vía exportaciones.

Decisiones financieras externas

Para la obtención de recursos financieros vía créditos bancarios, es necesario presentar estados financieros actualiados para calcular razones financieras tales como liquidez, apalancamiento, rotación de inventarios y la capacidad de endeudamiento. Los estados financieros son avalados con las firmas de sus representantes legales junto con sus cédulas profesionales.

Normalmente las empresas periódicamente rinden cuentas a un consejo de administración, el cual necesita información financiera que le permita primero evaluar el desempeño de la empresa y segundo facilitarle la toma de decisiones para evaluar a posibles inversionistas, fondos de inversión, posibilidad de venta, así como el establecimiento de alianzas comerciales y operativas.

Para que la información financiera sea veraz debe cumplir con dos condiciones:

1. Respetar las normas de registro aceptadas por el colegio de contadores, cumpliendo así con los criterios universales de registro para estar dentro del marco contable aceptado.

2. Asegurar que para cada evento de registro contable siempre se observe la misma metodología, permitiendo comparar diversos períodos para entender comportamientos y tendencias.

Para que la información financiera sea oportuna, debe estar disponible inmediatamente después del cierre contable mensual que permita desarrollar análisis financiero para corregir desviaciones que pongan en riesgo el desempeño de la empresa.

La empresas que forman parte del sector de las micro, pequeñas y medianas empresas (PYMES), constituyen la columna vertebral de la economía nacional por los acuerdos comerciales que ha tenido México en los últimos años y asimismo por su alto impacto en la generación de empleos y en la producción nacional. De acuerdo con datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), en México existen aproximadamente 4 millones 15 mil unidades empresariales, de las cuales el 99.8% son PYMES que generan 52% del Producto Interno Bruto (PIB) y 72% del empleo en el país.

Por lo anterior, la toma de decisiones financieras a partir de la información obtenida del cierre contable mensual veraz y oportuno, afecta a la gran mayoría de las PYMES del país.

Uno de los principales objetivos de las empresas es maximizar la rentabilidad de los accionistas, para ello resulta indispensable realizar:

• Análisis de rentabilidad
• Análisis de desviaciones
• Análisis de productividad (por región, área, centro de costos, empleados y productos)
• Presupuesto de capital (evaluación de volumen, momento oportuno, riesgos de los futuros flujos de efectivo)
• Estructura de capital (mezcla de deuda a largo plazo y capital para financiar operaciones)
• Administración del capital de trabajo (asegurar los recursos necesarios para operar)

La  información obtenida permitirá cumplir con las metas de la administración financiera:

Metas de rentabilidad

a.    Optimizar ventas o participación de mercado

b.    Minimizar costos

c.    Maximizar utilidades

d.    Mantener crecimiento constante de las ganancias

e.    Maximizar el valor actual de las acciones

  Metas de control de riesgo

a.    Sobrevivir

b.    Evitar dificultades financieras y quiebra

c.    Derrotar a la competencia

Algunos de los principales problemas relacionados a la contabilidad en las Pymes son los siguientes:

• En la contabilidad y las finanzas comúnmente son escasos los registros contables, hay costos mal determinados y listas de precios que no cubren los costos totales. La falta de estados financieros reales y no contar con información oportuna para la toma de decisiones, son problemas cotidianos en las Pymes.

• No se genera información para tomar decisiones financieras. La información que se genera es contable con la finalidad de cubrir obligaciones fiscales, lo que implica de manera indirecta que los datos contables no reflejan la situación real de la organización. En este sentido, el directivo no tiene la información mínima necesaria para tomar decisiones, no solo porque los datos contables no reflejan la realidad sino porque el enfoque meramente contable de la información no permite conocer completamente la situación económica de la empresa, para ello es necesario que se genere información pertinente para la toma de decisiones financieras.

• Algunas Pymes llevan varios juegos de cuentas: uno a efectos bancarios y financieros, otro para el pago de los impuestos y un tercero para la gestión. Mientras que el fin contable de las Pymes sea solo el cumplir con las leyes, la información contable carecerá de sustancia aprovechable, será escasa e inútil. Por tanto no se asignaran recursos humanos ni económicos dentro de las Pymes e incluso dentro del despacho para el área de gestión de información contable.

Puede resultar evidente que uno de los principales problemas de las Pymes es la falta de información a través de la cual tomar decisiones acertadas, esto es porque el empresario no le da la importancia necesaria o porque no se cuenta con el personal con las competencias y actitudes necesarias.

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